Integriteitsmeldingen vinden plaats als er vermoeden is van een misstand. Dit vermoeden is gebaseerd op ‘redelijke gronden.’ Integriteitsmeldingen vinden ook plaats als maatschappelijk belang in het geding is.

Een handeling is moreel juist als er recht wordt gedaan aan de ander. Een organisatie is integer als zij recht doet aan de mensen en instanties waarmee en waarvoor zij werkt.

Die ‘redelijke gronden’ zijn op basis van een vermoeden van onrechtmatigheid of onvolkomenheid van wat voor aard dan ook; algemeen, financieel, operationeel. Zo’n situatie doet zich dan vaak voor buiten reguliere processen of verantwoordelijkheden. De melder moet wel kennis hebben opgedaan, bij het bedrijf of elders, om de misstand te kunnen beoordelen. Hierbij wordt wel verschil gemaakt tussen een echte misstand en een onregelmatigheid. Die laatste is dan geen integriteitsmelding.

Door het tijdig onderkennen en oplossen van een misstand wordt meer schade voorkomen. Bovendien zijn heldere meldprocedures goed voor de organisatie en haar omgeving.

De rol van een Vertrouwenspersoon is het opvangen, begeleiden, informeren, adviseren van de potentiële melder. Bij een vertrouwelijke melding is de Vertrouwenspersoon tussenpersoon voor de onderzoekers en de melder. De vertrouwenspersoon wil ook meldingen voorkomen door te informeren en te inspireren. Ook het uitbrengen van (ongevraagde) adviezen behoort hiertoe.

Wet Huis voor Klokkenluiders
Doel: mogelijkheden voor melders vergroten en de melder beter te beschermen. Daartoe kan het HvK verplichtingen voor werkgevers opleggen. Het Huis voor Klokkenluiders heeft een afdeling Advies en een afdeling Onderzoek.

De wet behandelt in hoofdlijnen het verbod op benadeling van melders, het verplicht stellen van een meldprocedure bij meer dan 50 medewerkers, de meldprocedure (eerst intern, dan extern), de verplichting informatie aan het HvK te verstrekken en de openbaarheid van rapportage. Overigens kan een interne melding leiden tot een extern onderzoek.

Binnen de wet wordt gesproken over een adviseur (met geheimhoudingsplicht) die in vertrouwen wordt geraadpleegd bij vermoeden van een misstand. Een contactpersoon wordt ingeschakeld door de hoogst leidinggevende na overleg met de melder. Deze zorgt dat de melder niet wordt benadeeld. Deze benadeling is omschreven en loopt van ontslag tot onthouden van promoties of kansen.

Een melding wordt gedaan bij iedere leidinggevende met een hogere positie dan de melder. Als het de hoogste leiding betreft wordt melding gedaan bij het interne toezichtsorgaan van de organisatie. Uiteraard kan een melding worden gedaan via een Vertrouwenspersoon. Dit kan anoniem; correspondentie over de melding loopt dan via de Vertrouwenspersoon.

Geheimhouding is ook hier verplicht voor de Vertrouwenspersoon als daarom gevraagd wordt. Soms is de Vertrouwenspersoon een klankbord. De Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen heeft echter een Protocol Doorbreken Geheimhouding voor de Vertrouwenspersoon indien deze door de geheimhouding in gewetensnood komt, bijvoorbeeld bij reëel gevaar.